Als Unternehmer und Firmenchef hat man täglich viele wichtige Aufgaben zu erledigen. Diese sind nicht immer nur geschäftlicher Natur, sondern haben auch mit der Belegschaft zu tun. Ein außerordentlicher Sonderfall ist dabei der Tod eines Mitarbeiters. Auf diesen sollte eine Führungskraft im Allgemeinen vorbereitet sein, um im Fall der Fälle nicht falsch zu reagieren. Dies hat allerdings nichts mit kalter Berechnung oder einem nüchternen Ansehen des Todesfalls als Tagesgeschäft zu tun, sondern klärt im Vorfeld schon viele Fragen – von der taktvollen Kommunikation des Vorfalls über die Nachricht an die Angehörigen hin zur Verwaltung des E-Mail-Kontos und Schreibtischs des Verstorbenen.
Im ersten Moment: Ihre persönliche Reaktion auf den Todesfall
Vom Sandkastenfreund, der die Firma mitbegründet hat, hin zum Mitarbeiter, den man eigentlich kaum kennt – in der Firma gibt es die unterschiedlichsten Charaktere und daher kann natürlich auch Ihre ganz eigene Reaktion nach Erhalt der traurigen Nachricht verschieden ausfallen. Wichtig ist hier allerdings, dass Sie sich Zeit dafür nehmen, selbst mit der Nachricht umzugehen. Wenn Sie sie weitestgehend verarbeitet und realisiert haben, dann sollten Sie erst die nötigen Schritte, welche wir Ihnen im Folgenden aufzeigen, in Angriff nehmen. Denn hier gilt es, nichts zu überstürzen.
Die Schritte im Umgang mit dem Todesfall eines Mitarbeiters
Es gibt mehrere Schritte, die zu einem geordneten, aber dennoch sehr guten Umgang mit dem Todesfall im Unternehmen führen können. An erster Stelle sollten Sie einen Maßnahmenplan für diesen Fall zurate ziehen. Wir empfehlen Ihnen, diesen vorab schriftlich verfasst zu haben. Der Maßnahmenplan für das Trauermanagement (zugegebenen, kein sehr schönes Wort) gibt Ihnen einen ungefähren Fahrplan für die Kommunikation des Todesfalls im Unternehmen. Darin sollten unter anderem diese Fragen geklärt sein:
- Wie sind die Mitarbeiter von dem Todesfall zu informieren; und wer übernimmt diese Aufgabe?
- Welche Aufgaben der Trauerkoordination sind nun von wem zu übernehmen? (Gibt es entsprechend geschulte Mitarbeiter?)
- Wie ist im Unternehmen mit der Situation zu verfahren? (Ein Tag außerplanmäßiger Urlaub, Zurate ziehen eines Psychologen, persönliche Gespräche, etc.)
- Auf welche religiösen Maßnahmen des Verstorbenen und der weiteren Mitarbeiter ist zu achten?
- Wie wird mit den Angehörigen in Kontakt getreten, wie wird die Anteilnahme kommuniziert?
- Welche Maßnahmen und Aktionen gilt es zu verhindern? Welche Reaktion ist zu vermeiden?
Auch wenn es ein bisschen zu kalkuliert klingt, Sie sollten jedoch vorgefertigte Schreiben parat haben, die Sie mit individuellen Ergänzungen vervollständigen können. Zumindest für eine Traueranzeige und ein Beileidsschreiben können und sollten diese Vorlagen existieren. Auch für die innerbetriebliche Kommunikation sind sie denkbar.
Die Unterrichtung der Mitarbeiter
Egal wessen Aufgabe es ist, es ist sicher keine einfache. Dennoch sollten die Mitarbeiter nach keiner allzu langen Zeit über den Todesfall in der Belegschaft aufgeklärt werden. Hier sollten Sie sich als Vorgesetzter nicht aus der Affäre ziehen, falls Sie mitbekommen, dass die Nachricht bereits herumgeht. Es bedarf einer klaren und offiziellen Information, die im besten Fall würdevoll und im Gedenken an den Mitarbeiter übermittelt wird.
Die Folgezeit: keine Mehrarbeit schaffen, Leistungsabfall zulassen
Gerade in kleinen Unternehmen, in denen jeder seine Aufgabe hat und in denen jeder jeden kennt, ist ein Todesfall keine einfache Situation. In größeren Unternehmen und Gesellschaften wird die Nachricht von anderen Abteilungen und Büros vielleicht eher nüchtern aufgefasst und die Arbeit geht relativ ungestört weiter. Gibt es allerdings emotionalere Reaktionen, da es eine persönliche Bindung zum Verstorbenen gab, dann sind hier ebenfalls ein paar wichtige Schritte zu beachten. Zum Beispiel sollten Sie die Arbeit der verstorbenen Person nicht gleich auf andere Mitarbeiter abwälzen; dementgegen ist ein Ersatz schon am Folgetag nicht angebracht. Aufkommende Minderleistungen sind ebenfalls hinzunehmen – genauso wie ein trauerbedingter Arbeitsausfall. Gegebenenfalls schließen Sie das Büro für einen Tag oder eine Woche, damit jeder individuell mit dem Fall umgehen kann.
Der Ersatz: Wenn die freie Stelle neu besetzt wird
Wenn Sie oder Ihre Personalabteilung einen neuen Mitarbeiter für die leider frei gewordene Stelle einstellen, dann kommunizieren Sie den Umstand der Stellenschaffung ganz offen. Gerade wenn zwischen der Nachricht über den Tod des Kollegen und der Ankunft „des Neuen“ wenig Zeit liegt, gibt es einiges Konfliktpotential. Damit Ihr neuer Mitarbeiter nicht ins Fettnäpfchen tritt, zeigen Sie klar auf, dass er für einen verstorbenen Mitarbeiter eingesetzt wird. So versteht er auch die eventuell kühlere Stimmung im Unternehmen bzw. in seinem Büro. Hinzu kommt Ihrerseits die stete Kommunikation mit den Kollegen des neuen Mitarbeiters. Es kann durchaus zu Vergleichen mit dem Verstorbenen, seinen Leistungen und seiner Arbeitseinstellung bzw. Erfahrung kommen. Gehen Sie durch einen offenen Umgang mit allen voran, um ein gutes Beispiel im Umgang mit der neuen Situation zu geben.
An den verstorbenen Mitarbeiter erinnern – ja oder nein?
Auch hier kommt es wieder auf die Größe des Unternehmens und das Betriebsklima an. In einigen Büros ist ein Bild des Verstorbenen angebracht, in anderen vielleicht unpassend. Sprechen Sie daher mit Ihren Mitarbeitern ab, ob und wie sie an den Verstorbenen erinnern wollen. Auch eine Gruppendiskussion – gegebenenfalls mit einem Gruppentherapeuten, der auf Todesfälle in Unternehmen spezialisiert ist – kann als Erinnerung dienen. Hierbei sollten aber keine anderen, arbeitsrelevanten Themen oder innerbetriebliche Probleme zum Gegenstand werden.
Der Umgang mit den Habseligkeiten und Kontakten des Verstorbenen
Gibt es persönliche Gegenstände, Fotos, Bücher, etc., welche im Schreibtisch, Schrank oder Schließfach des Mitarbeiters aufbewahrt sind, dann übergeben Sie diese an die Familie. Wesentlich schwieriger kann sich der Umgang mit den E-Mail- und weiteren Geschäftskontakten gestalten. Angebracht ist hier eine automatische Antwort – ähnlich einer Abwesenheitsnotiz – welche über darüber informiert, dass der Mitarbeiter nicht mehr im Unternehmen tätig ist. Hier sollte die Möglichkeit für den Kontakt gegeben werden, Rückfragen per Mail oder Telefonat zu stellen. So können Sie oder ein anderer Verantwortlicher individuell den Todesfall bekanntmachen.
Ganz wichtig: Die Beerdigung
Als Chef können Sie natürlich an der Beisetzung des Verstorbenen teilnehmen. Den Mitarbeitern sollte es ebenfalls möglich gemacht werden, diesen wichtigen Termin wahrzunehmen. Allerdings ist es in den meisten Firmen nicht angebracht, eine Pflichtveranstaltung daraus zu machen. Wollen Sie die Geschäftsräume für die Zeit der Beisetzung schließen, stellen Sie den Mitarbeitern frei, ob sie nachhause oder mit zur Beerdigung gehen. Werten Sie die entsprechende Entscheidung nicht.
Viel Erfolg!